У трудовому законодавстві міститься вимога — ознайомлювати працівників з документами. Але врегульованого порядку немає. Розберімося, з якими документами та як саме ознайомлювати працівників. І як вчинити у разі, якщо працівник відмовляється засвідчувати ознайомлення.
З якими документами ознайомлювати працівників
Роботодавець зобов’язаний ознайомлювати працівників із:
- кадровими наказами
- правилами внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР);
- колективним договором
- записами до трудових книжок
Документи, з якими роботодавці повинні ознайомлювати працівників згідно із законодавством
Вид документа
|
Підстава
|
Норма
|
| Розпорядчий документ із кадрових питань | п.11 гл. 9 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердежних наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) | З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення. |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | ст. 29 КЗпП | До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний <…> ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором |
| Колективний договір | ||
| Особова картка № П-2 із новим записом до трудової книжки | п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 | З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша) |
На практиці цей перелік доповнюють;
- посадові та робочі інструкції;
- положення, інструкції, правила з пожежної безпеки та охорони праці.
З якими ще документами ознайомлювати працівників під підпис, вирішує директор:
- в індивідуальній інструкції з діловодства;
- у наказах:
Приклад
…Офіс-адміністратору Відповідальній О. П. до 30.06.2017 ознайомити з наказом під підпис працівників, зазначених у пункті 3 цього наказу.
Рекомендація. Не плутайте ознайомлення з документами та візування документів. Зрозуміти різницю допоможе Пам’ятка.
Хто ознайомлює працівників із документами
Хто та з якими документами має ознайомлювати працівників, узгодьте з директором та розмежуйте:
- в індивідуальній інструкції з діловодства;
- у посадових інструкціях.
Хто ознайомлює
|
З якими документами
|
| Секретар | Накази з основних питань діяльності та з адміністративно-господарських питань |
| Начальник відділу кадрів | Накази з кадрових питань, ПВТР, колективний договір, особові картки із записами до трудових книжок, корпоративний кодекс, дрес-код |
| Інженер з охорони праці | Положення з техніки безпеки та охорони праці |
В окремих випадках директор може призначити відповідального за ознайомлення в наказі.
Як оформити ознайомлення
Є три способи засвідчити ознайомлення працівників із документом:
Спосіб
|
Коли обрати
|
| 1. Відмітки про ознайомлення безпосередньо в документі | Працівників небагато, вільного місця в документі достатньо |
| 2. Аркуш ознайомлення | Працівників багато, вільна площа в документі обмежена |
| 3. Журнал ознайомлення | Із документом потрібно ознайомити кожного працівника |
Відмітка про ознайомлення з документом
ДСТУ
4163-2003 не передбачає реквізиту «Відмітка про ознайомлення з
документом». Правила № 1000/5 скеровують: при ознайомленні з документом
працівник має проставити підпис і дату ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд.
II).
Як оформити. Отже, доцільний склад відмітки про ознайомлення з документом:
- вислів, що підтверджує ознайомлення, — «З (назва документа) ознайомлений»;
- назва посади працівника, якого ознайомлюють;
- особистий підпис;
- розшифрування підпису — ініціали (ініціал імені), прізвище;
- дата ознайомлення.
Приклад
З наказом ознайомлений
Начальник планово-економічного відділу
/Працьовитий/ І. І. Працьовитий
13.06.2017
Розташовуйте відмітки про ознайомлення на лицьовому боці останнього аркуша документа, а якщо місця там недостатньо, — на зворотному боці останнього аркуша. Не проставляйте відмітки на внутрішньому полі, призначеному для підшивання.
Рекомендація.
Не оформляйте відмітки заднім числом. Зазначайте ту дату, коли працівник фактично ознайомився з документом.
Аркуш ознайомлення
Аркуш ознайомлення — окремий бланк для відміток про ознайомлення з документом.
Як оформити. На початку аркуша зазначте дані про документ, з яким ознайомлюватимете працівників:
- назву виду;
- заголовок;
- дату;
- реєстраційний індекс.
Далі
оформте таблицю, стовпці якої — складові відмітки про ознайомлення.
Систематизуйте прізвища працівників в Аркуші ознайомлення в алфавітному
порядку або за посадами від вищих до нижчих, а в межах кожної посади —
за алфавітом. Формат аркуша — А4.
Аркуш ознайомлення з наказом
Рекомендація. Документ та аркуш ознайомлення з ним зберігайте у справі разом. Не скріплюйте їх за допомогою зшивача. Вкладіть у прозорий файл. Файл закріпіть на арках теки-реєстратора.
Журнал ознайомлення
Є документи, що потребують уваги всіх працівників: правила пожежної безпеки, інструкція з охорони праці, корпоративний кодекс тощо. Щоб засвідчувати ознайомлення з ними, створіть Журнали ознайомлення.
Як оформити. Журнал ознайомлення має таку саму табличну форму, що й Аркуш ознайомлення:
- порядковий номер;
- назва посади працівника;
- прізвище та ініціали працівника;
- особистий підпис;
- дата ознайомлення.
На обкладинці Журналу зазначте відомості про документ, якого він стосується:
- назва виду;
- заголовок;
- дата;
- реєстраційний індекс.
Рекомендація. Якщо підприємство невелике, один Журнал можна використовувати для ознайомлення з кількома документами. У цьому разі для кожного документа:
- зазначте реквізити на обкладинці;
- створіть окремий розділ.
На початку журналу оформіть зміст. Перед кожним розділом повторіть реквізити документа з обкладинки.
Що робити, якщо працівник відмовляється засвідчувати ознайомлення підписом
Складіть акт про відмову. Акт мають підписати щонайменше три працівники-свідки. Після підписання подайте акт на розгляд директору.
Акт про відмову ставити підпис про ознайомлення
У документі, де працівник мав проставити підпис про ознайомлення, зробіть запис такого зразка:
Приклад
Нероба С. П. ознайомитися з наказом відмовився.
Акт від 13.06.2017 № 11
Як ознайомлювати з документами працівників філій
Порядок ознайомлення з документами працівників філій залежить від форми організації діловодства — централізована, децентралізована, змішана.
За централізованої форми всі діловодні процеси зосереджено в головному офісі. До філій передають копії локальних актів для використання в роботі, оригінали або засвідчені копії наказів для ознайомлення. Аркуші ознайомлення з локальними актами, оригінали або засвідчені копії наказів із відмітками про ознайомлення повертають до головного офісу.
За децентралізованої форми працівників ознайомлюють з копіями локальних актів, виданих і засвідчених у головному офісі, але аркуші (журнали) ознайомлення зберігають у філіях. Кадрові накази підписують директори філій. Оригінали наказів, особові картки, особові справи зберігають у філіях.
Змішана форма передбачає часткову централізацію. Як саме розподілити діловодні функції між головним офісом та філіями, вирішують індивідуально.
Вчасно ознайомлюйте працівників із документами під підпис. Зазначайте всі реквізити документів, з якими ознайомлюєте, в Аркуші та Журналі. Якщо трапиться конфлікт, ваше сумління убезпечить директора та підприємство від безпідставних звинувачень працівника стосовно того, що його «не інформували», «не попередили».
За централізованої форми всі діловодні процеси зосереджено в головному офісі. До філій передають копії локальних актів для використання в роботі, оригінали або засвідчені копії наказів для ознайомлення. Аркуші ознайомлення з локальними актами, оригінали або засвідчені копії наказів із відмітками про ознайомлення повертають до головного офісу.
За децентралізованої форми працівників ознайомлюють з копіями локальних актів, виданих і засвідчених у головному офісі, але аркуші (журнали) ознайомлення зберігають у філіях. Кадрові накази підписують директори філій. Оригінали наказів, особові картки, особові справи зберігають у філіях.
Змішана форма передбачає часткову централізацію. Як саме розподілити діловодні функції між головним офісом та філіями, вирішують індивідуально.
Вчасно ознайомлюйте працівників із документами під підпис. Зазначайте всі реквізити документів, з якими ознайомлюєте, в Аркуші та Журналі. Якщо трапиться конфлікт, ваше сумління убезпечить директора та підприємство від безпідставних звинувачень працівника стосовно того, що його «не інформували», «не попередили».
Тетяна Мартинюк,
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Олександр Денисенко,
заступник начальника відділу взаємодії з державними органами
та інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби
заступник начальника відділу взаємодії з державними органами
та інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби
